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Comment créer des documents accessibles dans Office 2016

Pratiques accessibles pour la création de documents numériques dans Office 2016.

Besoin de la version Microsoft 365 ? Essayez Comment créer des documents accessibles dans Microsoft 365

Qu'est-ce qu'un document accessible ?

Un document accessible est entièrement utilisable par les personnes avec et sans handicap. Rendre vos documents accessibles permet aux utilisateurs de les naviguer de différentes manières.

Par exemple, une personne aveugle peut utiliser un lecteur d'écran ou un affichage en braille. Une personne ayant une déficience motrice peut utiliser un clavier plutôt qu'une souris. D'autres utilisateurs peuvent avoir besoin d'ajuster la taille de la police ou l'espacement pour compenser une perte de vision ou des handicaps cognitifs.

Respect des normes d'accessibilité

L'accessibilité du contenu numérique (y compris les pages Web et les documents) est évaluée selon les directives pour l'accessibilité du contenu Web (WCAG). Suivre ce guide ne garantit pas une conformité totale à ces directives, mais c'est un bon début !

Rédaction du contenu

Utiliser un langage clair permet à tout le monde, y compris les personnes ayant des handicaps cognitifs, de comprendre le contenu des documents et d'utiliser l'information efficacement. Les documents doivent être clairs, concis et bien organisés.

Structure du document

Titres

Une bonne structure de titres facilite la navigation et la localisation du contenu, en particulier pour les utilisateurs de lecteurs d'écran. Il est crucial d'utiliser les styles de titres intégrés pour tous les titres.

Appliquez un ordre de titres logique et consécutif où les titres de niveau supérieur fournissent un contexte aux titres de niveau inférieur. Ne sautez pas les niveaux de titres. Par exemple :

Évitez ces erreurs courantes de titres :

Tableaux

Les tableaux peuvent être difficiles à naviguer ou à modifier pour les utilisateurs de lecteurs d'écran. Concevez des tableaux aussi simples que possible.

Liens vers des sites Web

Le texte du lien doit avoir un sens même lorsqu'il est lu hors contexte, par exemple dans une liste de liens.

Autres éléments spéciaux

Utilisez les fonctionnalités logicielles intégrées pour créer des éléments qui doivent être traités différemment du texte normal. Ceux-ci incluent :

Évitez d'utiliser des zones de texte. Les lecteurs d'écran les ignorent généralement et les utilisateurs de clavier ne peuvent pas y accéder.

Mise en forme

Couleurs

Le texte doit avoir un rapport de contraste d'au moins 4,5:1 par rapport à l'arrière-plan. Le texte noir sur un fond blanc est toujours un choix sûr.

Les mêmes principes s'appliquent aux éléments non textuels significatifs tels que les icônes et les graphiques, mais l'exigence est assouplie à 3:1. Par exemple, les tranches adjacentes d'un diagramme en camembert doivent être faciles à distinguer les unes des autres.

Polices

Choisissez des polices et des styles faciles à lire plutôt que décoratifs.

Ne vous fiez pas uniquement à la mise en forme visuelle pour transmettre des informations. Par exemple, évitez les phrases comme « tâches prioritaires en gras », « modifications surlignées en jaune » ou « voir la barre latérale gauche pour plus de détails ».

Éléments non textuels

Les éléments visuels tels que les photos, icônes, diagrammes et tableaux doivent inclure un texte alternatif (« alt text ») qui répond brièvement à la question « Quelle information l'image transmet-elle ? ».

Un bon point de départ pour rédiger un texte alternatif est d'imaginer que vous décrivez l'image à une personne au téléphone.

Texte alternatif court

Gardez vos descriptions aussi brèves que possible (maximum 65 caractères). Ignorez les détails qui ne concernent pas le document. Par exemple, une photo d'un groupe d'étudiants apparaît dans un document sur le recrutement d'étudiants d'été.

Évitez ces erreurs courantes de texte alternatif :

Description textuelle longue

Parfois, le texte alternatif court ne suffit pas à décrire l'élément visuel. Dans ces cas, vous devez également fournir une description longue. Incluez-la dans le texte visible si possible.

Exemples :

Pour plus d'exemples, consultez le tutoriel du W3C sur les Images complexes.

Vidéo, audio et multimédia

Les fichiers audio ou vidéo intégrés nécessitent une transcription. Les vidéos doivent comporter des sous-titres et une description audio. Les commandes du lecteur — démarrer, pause et arrêt — doivent être accessibles.

Ressources supplémentaires

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